Uno de los principales problemas iniciales con los que se encuentran muchos autónomos y empresas que deciden emprender su primer negocio es el relativo a la facturación. Principalmente, por el hecho de qué debe comprender la misma y según avanza todo sobre los tipos de facturas con los que se tiene que trabajar. Por ello, desde Gestoría y Asesoría Crespo tratamos de resolverte todas las dudas.
1. ¿Qué es una factura?
Para poder comprender cómo funciona y por qué debe realizarse la factura, debemos saber qué es una factura:
Una factura es un documento de carácter mercantil que incluye toda la información de compra y/o venta de bienes o servicios. Dicho documento constituye la prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes dentro de la legalidad.
Se debe aplicar la normativa del Reglamento de Facturación y cada autónomo, pyme y empresa debe emitir facturas por cada trabajo realizado.
2. ¿Cómo se hace una factura?
El formato de factura no influye, ya que algunos pequeños comercios todavía generan su factura en papel calco. Mientras que otros negocios se decantan por una plantilla de Excel o Word para enviar por pdf. Pese a que las corporaciones con mayor volumen realizan las mismas con programas específicos de contabilidad y facturación.
Sea cual sea la opción escogida, es importante que el contenido de la factura esté claro y se incluyan todos los datos siguientes:
- Número. La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Las series se podrán separar si existen varios establecimientos, operaciones o facturas rectificativas.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto de quien expide la factura como del destinatario.
- Identificación fiscal con el que se realiza la operación.
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
- Descripción de las operaciones: determinando los datos necesarios para definir la base imponible del impuesto, esto es, el importe total de la contraprestación. Se debe incluir el precio unitario sin impuesto, así como descuentos o rebajas no incluidos en el precio unitario.
- IVA. Este tipo impositivo debe aparecer y el recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención de IRPF si procede.
- Cuota tributaria, consignada por separado.
- Importe total a pagar.
- Fecha en que se realizan las operaciones documentadas o en la que se recibe un pago anticipado, siempre que la fecha de expedición de la factura sea distinta.
3. ¿Cuándo se debe emitir la factura?
Cualquier empresario o profesional autónomo debe expedir y entregar factura, o similar, por cada una de las operaciones que realice durante su actividad. Asimismo, se deberá guardar una copia del documento que entregas y de las facturas recibidas por otros empresarios o profesionales.
En la entrega de bienes y/o servicios se deben emitir y conservar las facturas que recojan operaciones de IVA como consecuencia de la actividad del negocio, aunque te acojas a un régimen especial de IVA. Pese a que en algunos regímenes no es necesario emitir facturas, como en las siguientes excepciones:
- Operaciones exentas de IVA.
- Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el régimen simplificad del IVA, excepto si la determinación de las cuotas devengadas se efectúa en atención al volumen de ingresos.
- Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
Es obligado emitir factura cuando el destinatario sea empresario o profesional y cuando el cliente lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
4. Plazo para remitir una factura
En el momento que se realice la operación se debe expedir la factura o documento sustitutivo. Si el destinatario es un empresario o profesional debe expedirse dentro del plazo de un mes desde el momento que se realiza la operación.
Bien es cierto que las facturas o documentos sustitutivos se deben expedir antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se realicen operaciones.
5. Factura simplificada y ticket
La factura simplificada sustituyó al ticket cuando entró en vigor el Reglamento de Facturación actual. Así, cualquier autónomo puede emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido).
Esta factura simplificada es similar en cuanto a los puntos a incluir y se podrá emplear únicamente por ciertas operaciones definidas.
6. Duplicado de factura
Es posible la solicitud de una factura duplicada, pero debe aparecer la expresión “duplicado”. Esto tendrá la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original cuando:
- En una misma transacción de bienes y/o servicios concurran varios destinatarios. Aquí se deberá consignar en el original y en los duplicados la parte de la base imponible y de la cuota repercutida a cada uno.
- Si se pierde el original.
7. Tipos de factura
Existen diferentes tipos de factura, aparte de la normal, la simplificada y la electrónica. A grandes rasgos estas son sus características:
Factura rectificativa
Este tipo de factura debe utilizarse cuando se haga una corrección de factura anterior. Puede ser por no cumplir la legalidad, por devolución de producto, envase o embalaje, o por descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
Se debe expedir en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde la emisión de la factura a rectificar.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa es aquella que deja incluir en una sola factura varias operaciones que se dirigen a un mismo destinatario y que se comprenden en diferentes fechas (dentro del mismo mes natural).
Se debe expedir antes del día 16 del mes siguiente al que se han realizado las operaciones, si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal.
Factura proforma
Su fin principal es la información de una oferta comercial donde se deben indicar los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador por un precio concreto. El objetivo es el de informar al comprador sobre la futura compra que va a realizar.
No tiene valor contable ni es justificante, por ello no tiene numeración ni se aconseja firma o sello, salvo petición explícita del cliente.
Desde Gestoría y Asesoría Crespo te ayudamos con este texto a poder conocer más a fondo el campo de la facturación de tu negocio. Y si aún tienes dudas o necesitas ayuda con ello puedes ponerte en contacto con nosotros en nuestras oficinas o llamando por teléfono al 963571112.
